Ein Festival wird heute über soziale Netzwerke bekannt. Auf dem Gelände zählt trotzdem das Gedruckte: Niemand sucht im Gedränge auf dem Smartphone nach den Toiletten. Besucher folgen Schildern, lesen den Zeitplan an der Bühne und finden den Eingang am Banner über dem Tor. Dieser Beitrag ist eine Checkliste für Veranstalter. Er zeigt, welche Drucksachen Sie in welcher Phase brauchen, wann Sie bestellen sollten und worauf es bei der Gestaltung für draußen ankommt.

Drucksachen nach Phasen

Phase Was Sie brauchen Wozu
Ankündigung Plakate, Flyer, Aufkleber Termin und Programm bekannt machen
Vorverkauf und Einlass Tickets, Schilder für Kassen und Eingänge Zutritt regeln, Schlangen lenken
Gelände Bauzaunbanner, Planen, Fahnen, Wegweiser Orientierung geben, Flächen gestalten
Bühne und Programm Bühnenbanner, Zeitpläne als Plakat Informieren, Sponsoren zeigen
Gastronomie und Stände Preistafeln, Speisekarten, Standbeschriftung Angebot und Preise sichtbar machen
Nach dem Festival Dankeskarten, Plakate für den nächsten Termin Besucher und Partner binden

Phase 1: Die Ankündigung

Plakate hängen dort, wo Ihr Publikum unterwegs ist: an Hochschulen, in Kneipen, Plattenläden und Jugendzentren. Ein Plakat muss drei Dinge auf einen Blick zeigen: Name, Datum, Ort. Das Programm folgt darunter, die wichtigsten Namen groß, der Rest klein. Im Shop finden Sie Werbeplakate in den gängigen Formaten. Wie Sie ein Plakat aufbauen, zeigt die Anleitung Veranstaltungsplakat gestalten.

Handzettel ergänzen das Plakat. Sie liegen an der Kasse und im Café aus und passen in die Hosentasche. Dafür eignen sich Flyer für Ihre Aktion im Format A6 oder DIN lang.

Aufkleber sind das Werbemittel, das Ihre Besucher freiwillig weitertragen: auf Laptops, Fahrrädern und Instrumentenkoffern. Ein Logo ohne Jahreszahl können Sie mehrere Jahre lang verwenden. Hier gibt es individuelle Aufkleber.

Phase 2: Vorverkauf und Einlass

Auch wenn die meisten Tickets digital verkauft werden, braucht fast jedes Festival gedruckte Karten: für die Abendkasse, für Gäste, Helfer und Presse. Ein Ticket mit Abriss und Nummer erleichtert die Kontrolle. Wie Sie es anlegen, zeigt die Anleitung Tickets gestalten.

Am Eingang entscheiden Schilder darüber, ob sich eine Schlange bildet oder drei. Beschriften Sie jede Spur groß und eindeutig: Abendkasse, Vorverkauf, Gäste.

Phase 3: Das Gelände

  1. Bauzaunbanner. Ein Bauzaun ist die größte Werbefläche auf dem Gelände. Mit Bauzaunbanner wird aus der Absperrung eine Wand für Lageplan, Programm und Sponsoren.
  2. Planen. Über dem Eingang, an der Bühne und an den Ständen hängen bedruckte Werbeplanen. An windigen Stellen ist eine Gitternetzplane die bessere Wahl, weil sie Wind durchlässt. Material und Befestigung erklärt die Anleitung Werbebanner und Planen mit Photoshop anlegen.
  3. Fahnen. Sie markieren Punkte, die man von Weitem finden muss: Infostand, Sanitäter, Treffpunkt. Dafür eignen sich Werbefahnen mit schwerem Fuß. Formen und Größen stellt der Beitrag Beachflags vor.
  4. Wegweiser. Toiletten, Wasserstellen, Ausgänge, Campingplatz und Parkplatz brauchen Schilder mit Pfeil. Feste Werbeschilder lassen sich im nächsten Jahr wieder aufstellen, wenn Sie auf eine Jahreszahl verzichten.

Für überdachte Bereiche wie Infozelt und Backstage reicht ein Roll-up. Die Anleitung dazu: Rollup gestalten.

Gedruckt und digital verbinden

Ein QR-Code macht aus jedem Schild einen Zugang zu aktuellen Informationen.

  1. Auf dem Zeitplan an der Bühne führt er zur Online-Fassung, in der Änderungen stehen.
  2. Auf dem Bauzaunbanner mit dem Lageplan führt er zur Karte auf dem Smartphone.
  3. Auf dem Plakat in der Stadt führt er direkt zum Ticketverkauf.

Drucken Sie den Code groß. Wer ihn aus zwei Metern Abstand scannen soll, braucht eine Kantenlänge von etwa 20 cm. Lassen Sie den Code auf eine Adresse zeigen, die Sie selbst verwalten. Dann bleibt das Banner auch im nächsten Jahr gültig.

Wann bestellen? Ein Zeitplan

Zeitpunkt Was bestellt sein sollte
3 bis 4 Monate vorher Plakate, Flyer und Aufkleber für die Ankündigung
6 bis 8 Wochen vorher Tickets
4 Wochen vorher Banner, Planen, Fahnen und Schilder für das Gelände
2 Wochen vorher Zeitpläne und alles, was vom endgültigen Programm abhängt

Das sind Richtwerte mit Puffer. Die Lieferzeit für jedes Produkt sehen Sie im Konfigurator. Planen Sie für große Formate ein paar Tage Reserve ein, damit Sie vor dem Aufbau prüfen können, ob alles da ist.

Fünf Regeln für Drucksachen im Freien

  1. Groß schreiben. Je Meter Leseabstand braucht ein Buchstabe rund 3 bis 4 mm Höhe. Ein Wegweiser, der aus 30 Metern lesbar sein soll, braucht Buchstaben von etwa 10 cm.
  2. Wenige Wörter und Pfeile. „WC“ mit Pfeil ist schneller erfasst als ein Satz.
  3. Ein Farbsystem. Geben Sie jedem Bereich eine Farbe, zum Beispiel Bühne, Camping, Gastronomie. Besucher orientieren sich dann an der Farbe.
  4. Hoch hängen. Ein Schild auf Augenhöhe verschwindet hinter der ersten Menschenreihe.
  5. Jahreszahl nur dort, wo sie nötig ist. Banner ohne Datum verwenden Sie wieder.

Checkliste zum Abhaken

  1. Plakate in zwei Formaten
  2. Handzettel
  3. Aufkleber
  4. Tickets für Abendkasse, Gäste und Helfer
  5. Schilder für Kassen und Eingänge
  6. Banner für Eingang und Bühne
  7. Bauzaunbanner mit Lageplan und Programm
  8. Fahnen für Infostand und Sanitäter
  9. Wegweiser für Toiletten, Wasser, Ausgänge, Camping und Parkplatz
  10. Zeitpläne an jeder Bühne
  11. Preistafeln für die Stände
  12. Flächen für Sponsoren

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