Ein Briefbogen ist ein vorgedrucktes Blatt mit Briefkopf, auf das Sie später Ihren Text drucken. Er muss drei Dinge leisten: zu Ihrem Erscheinungsbild passen, in den Fensterumschlag passen und die gesetzlichen Angaben enthalten. Dieser Berater führt Sie durch Format, Aufbau, Papier, Gewicht und Pflichtangaben.

Format: DIN A4 und der passende Umschlag

Geschäftliches Briefpapier hat in Deutschland das Format DIN A4 mit 210 x 297 mm. Jeder Bürodrucker verarbeitet dieses Format. Planen Sie den Umschlag gleich mit:

Umschlag Maße So wird der A4-Bogen gefalzt
DIN lang 110 x 220 mm zweimal, auf ein Drittel
C6 114 x 162 mm zweimal, im Kreuzbruch
C5 162 x 229 mm einmal, auf die Hälfte
C4 229 x 324 mm ungefalzt

Der Standard im Geschäftsverkehr ist DIN lang mit Fenster. Dazu passend können Sie bedruckte Briefumschläge bestellen.

Aufbau nach DIN 5008

Wo Anschriftfeld, Falzmarken und Ränder liegen, regelt die DIN 5008. Die frühere DIN 676 für den Geschäftsbrief ist darin aufgegangen. Die Norm kennt zwei Formen:

Merkmal Form A Form B
Anschriftfeld beginnt 27 mm von oben 45 mm von oben
Falzmarken 87 mm und 192 mm von oben 105 mm und 210 mm von oben
Lochmarke 148,5 mm von oben 148,5 mm von oben
Platz für den Briefkopf weniger mehr

Das Anschriftfeld ist 85 mm breit und 45 mm hoch und beginnt 20 mm vom linken Rand. Halten Sie dieses Feld im Layout frei, sonst sitzt die Adresse nicht im Fenster des Umschlags. Der linke Rand beträgt 25 mm, damit der Brief gelocht werden kann.

Wie Sie diese Maße in einer Layoutdatei umsetzen, zeigt die Anleitung Geschäftsbrief in InDesign anlegen.

Was in den Briefkopf gehört

  1. Firmenname mit Rechtsform
  2. Logo
  3. Postanschrift
  4. Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Webadresse
  5. Rücksendeangabe in kleiner Schrift über dem Anschriftfeld
  6. Geschäftsangaben, meist in der Fußzeile

Die Rückseite können Sie ebenfalls bedrucken, zum Beispiel mit Ihren Geschäftsbedingungen. Für mehrseitige Briefe lohnt sich ein Folgebogen, der nur Logo und Fußzeile trägt. Wie Sie den Briefkopf gestalten, lesen Sie im Beitrag Gestaltungs-Tipps für Briefpapier.

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Welche Angaben Pflicht sind, hängt von der Rechtsform ab. Zwei Beispiele:

  1. Eingetragene Kaufleute nennen nach § 37a HGB die Firma mit Rechtsformzusatz, den Ort der Niederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer.
  2. Eine GmbH nennt nach § 35a GmbHG die Rechtsform, den Sitz, das Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Diese Pflichten gelten für Geschäftsbriefe in jeder Form. Dazu zählen auch E-Mails. Prüfen Sie deshalb Ihre E-Mail-Signatur gleich mit. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehört auf jede Rechnung.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Angaben für Ihre Rechtsform gelten, erfahren Sie bei Ihrer Industrie- und Handelskammer oder bei Ihrem Steuerberater.

Welches Papier für Briefbögen?

Briefbögen bestehen in der Regel aus ungestrichenem Papier, dem sogenannten Offsetpapier. Es lässt sich gut beschreiben, stempeln und im Bürodrucker bedrucken. Mehr über diese Papierart steht im Beitrag Naturpapiere.

Darauf achten Sie bei der Auswahl:

  1. Grammatur. Üblich sind 80 bis 120 g/m². Ein Bogen mit 90 oder 100 g/m² fühlt sich fester an als Kopierpapier und scheint weniger durch.
  2. Eignung für Laser- und Inkjetdrucker. Sie drucken Ihren Text später selbst auf den Bogen.
  3. Laufrichtung. Für die Weiterverarbeitung im Laserdrucker ist Schmalbahn die bessere Wahl, das Papier wellt sich dann weniger.
  4. Oberfläche. Neben glattem Papier gibt es Sorten mit Wasserzeichen, Leinenprägung oder Hammerschlag.

Welche Papiere und Grammaturen Sie bei uns wählen können, sehen Sie im Konfigurator unter Briefpapier im Sortiment.

Gewicht berechnen: Wann wird das Porto teurer?

Ein Bogen DIN A4 ist ein Sechzehntel Quadratmeter groß. Sein Gewicht ist also die Grammatur geteilt durch 16.

Grammatur Gewicht je Bogen Drei Bogen
80 g/m² 5,0 g 15,0 g
90 g/m² 5,6 g 16,9 g
100 g/m² 6,3 g 18,8 g
120 g/m² 7,5 g 22,5 g

Der Standardbrief der Deutschen Post darf bis 20 g wiegen. Rechnen Sie den Umschlag mit etwa 5 g dazu. Mit 80 g/m² sind drei Bogen gerade noch ein Standardbrief. Mit schwererem Papier liegen Sie schon bei drei Bogen darüber. Wer oft mehrseitige Briefe verschickt, wählt deshalb 80 g/m². Bei ein oder zwei Bogen bleiben Sie auch mit 90 oder 100 g/m² im Standardbrief.

Briefpapier gedruckt und digital

Viele Briefe gehen heute als PDF per E-Mail hinaus. Legen Sie Ihren Briefbogen deshalb doppelt an: als gedruckten Bogen für die Post und als Vorlage für Ihr Textprogramm. Achten Sie darauf, dass Anschriftfeld und Ränder in beiden Fassungen übereinstimmen. Dann sieht ein ausgedruckter Brief genauso aus wie das PDF.

Woher der Briefkopf kommt

Seinen Durchbruch erlebte der gestaltete Briefkopf mit der Lithografie. Im 19. Jahrhundert ließen Firmen aufwendige Briefköpfe mit Ansichten ihrer Gebäude zeichnen. Wie das Verfahren entstand, lesen Sie im Beitrag Alois Senefelders Erfindung.

Häufige Fragen zum Briefpapier

Wie schwer sollte Briefpapier sein?

Für den Alltag genügen 80 oder 90 g/m². Für Angebote und Anschreiben, die Eindruck machen sollen, eignen sich 100 oder 120 g/m².

Form A oder Form B?

Form B ist verbreiteter. Sie lässt oben 45 mm Platz für den Briefkopf. Form A beginnt früher mit dem Anschriftfeld und bietet dafür mehr Raum für den Text.

Müssen Pflichtangaben in der Fußzeile stehen?

Nein. Das Gesetz schreibt die Angaben vor, nicht ihren Platz. Die Fußzeile hat sich eingebürgert, weil der Briefkopf so aufgeräumt bleibt.

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