Druckdaten richtig anlegen SD-Sätze

Durchschreibesätze drucken, ein Beleg für mehrere Empfänger

Der Monteur steht auf der Baustelle, der Fahrer an der Rampe, der Kellner am Tisch. In all diesen Momenten muss etwas festgehalten werden, und zwar sofort, ohne Laptop und ohne Drucker. Genau dafür gibt es Durchschreibesätze. Einmal ausfüllen, die Angaben drücken sich auf die Durchschläge durch, jeder Beteiligte bekommt sein Exemplar.

1. Sie sparen den Weg zum Kopierer. Der Durchschlag entsteht beim Schreiben.
2. Sie sind sofort fertig. Formular ausfüllen, Blätter trennen, verteilen. Kein zweiter Arbeitsschritt.
3. Sie dokumentieren einheitlich. Kunde und Betrieb haben denselben Stand, unterschrieben und in einem Zug entstanden.
4. Sie funktionieren ohne Strom. Auf der Baustelle, im Lieferwagen und im Außendienst ist das oft der entscheidende Punkt.
5. Sie transportieren Ihre Marke. Logo, Kontaktdaten und Hausfarben stehen auf jedem Beleg, den Ihr Kunde behält.

Wir drucken Ihre Formularsätze in Sennfeld, individuell nach Ihren Vorgaben. Alle weiteren Drucksachen für Büro und Außendienst finden Sie in der Übersicht Drucksachen.

Was SD-Sätze sind und wie sie funktionieren

SD steht für selbstdurchschreibend. Das Papier trägt auf der Rückseite eine mikroverkapselte Farbschicht, die durch den Druck des Kugelschreibers aufbricht und die Schrift auf das darunterliegende Blatt überträgt. Kohlepapier braucht es dafür nicht, deshalb heißt die Technik im Englischen NCR, also No Carbon Required.

Ein häufiges Missverständnis vorweg: SD-Sätze, Selbstdurchschreibesätze, Durchschreibesätze und NCR-Formulare bezeichnen dasselbe Prinzip. Unterschiedliche Begriffe, gleiche Technik. Die Bezeichnung Durchschlagpapier meint das Material, Schnelltrennsatz meint die Verarbeitung, bei der sich die Blätter sauber voneinander trennen lassen.

Praktisch heißt das für Sie: Sie schreiben nur auf dem obersten Blatt, die Angaben übertragen sich auf die darunterliegenden Lagen. Kohlepapier brauchen Sie dafür nicht.

2-fach, 3-fach oder 4-fach, wie viele Durchschläge brauchen Sie

Die Anzahl der Blätter richtet sich schlicht danach, wie viele Beteiligte ein Exemplar bekommen sollen.

• 2-fach für den Klassiker: ein Blatt für den Kunden, eines für Ihre Ablage. Die häufigste Variante bei Quittungen und Lieferscheinen.
• 3-fach, wenn zusätzlich die Buchhaltung oder ein Monteur ein Exemplar braucht.
• 4-fach, wenn Kunde, Buchhaltung, Disposition und Ausführender jeweils ihren Beleg behalten sollen. Typisch bei Speditionen und größeren Handwerksbetrieben.

Ein Tipp aus der Praxis: Lieber eine Ausfertigung zu viel als eine zu wenig. Ein zusätzliches Blatt kostet im Druck wenig, ein fehlender Beleg kostet später eine Rückfrage.

Papierfarben als Ordnungssystem nutzen

Für die einzelnen Lagen stehen fünf Papierfarben zur freien Auswahl: weiß, rot, gelb, grün und blau. Das ist mehr als Optik, es ist ein Sortiersystem, das ohne Erklärung funktioniert.

Weisen Sie jeder Farbe einen festen Empfänger zu, dann erkennt jeder auf einen Blick, wohin sein Blatt gehört. Bewährt hat sich zum Beispiel: weiß bleibt beim Kunden, gelb geht in die Buchhaltung, rot bleibt im Fahrzeug, grün wandert in die Auftragsmappe. In der Ablage sehen Sie so auf einen Blick, ob ein Beleg fehlt.

Formate, Bohrung und Verarbeitung

Als Formate stehen DIN A4 und DIN A5 zur Verfügung. DIN A4 ist die Wahl, wenn viele Positionen auf ein Formular sollen, etwa bei Aufmaß, Materialliste oder Rechnung. DIN A5 reicht für Quittung, Bestellung und kurze Auftragsbestätigung und passt besser in Klemmbrett und Tasche.

Für die Ablage bieten wir zwei Bohrungen an, wahlweise 2-fach oder 4-fach. Damit wandern die Belege ohne Locher direkt in den Ordner. Auf Wunsch liefern wir die Sätze zusätzlich als Block, dann bleiben die Formulare zusammen, bis sie gebraucht werden. Ein Block ist im Fahrzeug und auf der Baustelle deutlich handlicher als lose Bögen.

Weil es sich um Schnelltrennsätze handelt, lassen sich die Lagen voneinander lösen. Wenn Sie einzelne Angaben vorab maschinell eintragen möchten, empfehlen wir vorab einen Testbogen im eigenen Laser- oder Tintenstrahldrucker, dazu liegt uns keine Herstellerfreigabe vor.

Farbigkeit und Ihre CI-Farben

Beim Druck haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem wie viel Gestaltung das Formular tragen soll.

• 4/1 farbig, Vorderseite in Vollfarbe, Rückseite einfarbig. Die Wahl, wenn Logo und Bildmarke farbig erscheinen sollen.
• 2/1 farbig, Vorderseite zweifarbig, Rückseite schwarz bedruckt.
• 2/0 farbig, nur die Vorderseite, in zwei Farben. Die sparsame Variante für reine Nutzformulare.

Arbeiten Sie mit definierten Hausfarben, drucken wir in Ihren CI-Farben, entweder mit zwei HKS-Farben oder mit einer HKS-Farbe plus Schwarz. So sieht das Formular aus wie der Rest Ihrer Geschäftsausstattung.

Die Rückseite für AGB und Lieferbedingungen nutzen

Ein oft übersehener Vorteil: Wenn Sie die Rückseite mitbedrucken lassen, haben Sie Platz für längeren Text. Genau dort gehören Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Ihre Lieferbedingungen oder Hinweise zu Gewährleistung und Zahlungszielen hin.

Der praktische Effekt ist groß. Der Kunde bekommt die Bedingungen mit dem Beleg ausgehändigt, und Sie müssen sie nicht separat beilegen. Zwei Hinweise dazu: Halten Sie den Text kurz genug, dass er lesbar bleibt, und lassen Sie ihn rechtlich prüfen. Wir drucken, was Sie anliefern, und leisten keine Rechtsberatung.

Für welche Betriebe sich Durchschreibesätze lohnen

Überall dort, wo vor Ort dokumentiert wird und beide Seiten sofort einen Beleg brauchen.

• Handwerksbetriebe für Auftragserfassung, Aufmaß und Rechnung direkt beim Kunden.
• Bauunternehmen für Tagesberichte, Materialanforderung und Stundenzettel.
• Sanitär-, Elektro- und Malerbetriebe für Wartungs- und Reparaturprotokolle.
• Kfz-Werkstätten für Auftragsannahme, Kostenvoranschlag und Fahrzeugübergabe.
• Speditionen und Logistikunternehmen für Lieferscheine mit Empfangsbestätigung.
• Lieferdienste für Übergabebelege und Retouren.
• Gastronomie und Einzelhandel für Bestellungen, Quittungen und Rechnungen.
• Pflegedienste und Hausmeisterservice für Leistungsnachweise und Einsatzprotokolle.
• Arztpraxen für Verordnungen und Abrechnungsunterlagen.
• Büro und Verwaltung für interne Protokolle, Berichte und Freigaben.

Auflage und Mindestmenge

Wir produzieren Ihre Sätze bis zu einer Auflage von 10.000 Stück. Kleinauflagen sind ebenfalls möglich, die genaue Untergrenze für Ihre gewünschte Ausführung sehen Sie im Konfigurator, sobald Format, Anzahl der Lagen und Farbigkeit feststehen.

Unsicher bei Anzahl der Lagen, Format oder Farben?

Schicken Sie uns Ihr bisheriges Formular oder beschreiben Sie kurz, was darauf stehen muss und wer welchen Durchschlag bekommt. Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich, telefonisch unter 09721 73073711, und sagen Ihnen, welche Ausführung fachlich sinnvoll ist.

Druckdaten für Durchschreibesätze richtig anlegen

Bei Formularsätzen kommt es weniger auf Bildqualität an als auf die richtige Anordnung. Diese Punkte sparen die meisten Korrekturschleifen.

• Legen Sie jede Lage als eigene Seite an und benennen Sie sie eindeutig, etwa Blatt 1 Kunde, Blatt 2 Buchhaltung.
• Schreibfelder großzügig dimensionieren. Handschrift braucht mehr Platz als getippter Text.
• Linien und Kästchen nicht zu fein anlegen, sonst verschwinden sie unter der Schrift.
• Wenn Sie eine Bohrung bestellen, den Bohrbereich am Rand frei von Text und Linien halten.
• Bedenken Sie, dass sich nur der Druck des Stifts überträgt. Vorgedruckte Inhalte stehen auf jeder Lage, die Sie mitbedrucken lassen, nicht automatisch auf allen.
• Prüfen Sie, ob auf allen Lagen dieselben Felder an derselben Stelle sitzen, damit die Durchschrift passgenau landet.

Jede Datei durchläuft bei uns einen kostenlosen Datencheck. Er ist rein technisch und prüft, ob sich Ihre Daten sauber drucken lassen. Rechtschreibung und die Richtigkeit Ihrer Angaben bleiben in Ihrer Verantwortung. Die allgemeinen Vorgaben zu Formaten, Auflösung und Farbprofilen stehen in der Anleitung Druckdaten für Druckprodukte richtig anlegen.

Was Kunden zusätzlich zu den Formularsätzen bestellen

Wer Belege für Außendienst und Büro bestellt, deckt meistens den ganzen Arbeitsplatz mit ab. Am häufigsten kommen Blöcke für Notizen dazu, ergänzt um Haftnotizen für kurze Hinweise und Schreibtischunterlagen für den festen Arbeitsplatz. Für die Jahresplanung kommen Kalender hinzu.

Für den Kundenkontakt greifen Betriebe zusätzlich zu Visitenkarten mit Veredelung, die beim Übergeben des Belegs gleich mit auf dem Tisch liegen. Wer am Fahrzeug oder am Standort sichtbar sein will, ergänzt großformatige Plakate, und für Kunden- und Ausweiskarten im Scheckkartenformat führen wir Plastikkarten.