Drucksachen für Rechtsanwälte

Geordnete Unterlagen schaffen Orientierung

In den meisten Branchen entscheidet sich ein Kunde für etwas Angenehmes. In einer Anwaltskanzlei ist es umgekehrt. Wer kommt, hat ein Problem, oft eines, das ihn belastet, und muss einem Fremden Dinge anvertrauen, über die er sonst nicht spricht.

Das verändert die Aufgabe von Unterlagen. Sie sollen nicht überzeugen oder gefallen, sondern beruhigen. Ein Mandant, der eine geordnete Mappe mit klar beschrifteten Unterlagen bekommt, findet sich in den Unterlagen leichter zurecht.

Umgekehrt wirkt Unordnung hier stärker als anderswo. Lose Blätter, handschriftliche Ergänzungen auf Formularen oder Unterlagen aus unterschiedlichen Gestaltungen erzeugen genau die Unsicherheit, die der Mandant loswerden wollte.

Eingangsstempel für Posteingang und Fristenkontrolle

In fast jedem Büro ist der Eingangsstempel eine Ordnungshilfe. Ein gut lesbarer Eingangsstempel unterstützt die Dokumentation des Posteingangs und kann Bestandteil kanzleiinterner Abläufe zur Fristenkontrolle sein. Datum und Vermerke sollten deshalb dauerhaft eindeutig lesbar bleiben.

Deshalb lohnt es sich, hier genau hinzusehen. Der Abdruck muss auch auf ungünstigem Papier vollständig lesbar sein, Datumsfelder müssen sich zuverlässig verstellen lassen, und der Platz für den Handzeichen-Eintrag sollte ausreichen. Ein billiger Stempel, dessen Abdruck nach Monaten verblasst, ist an dieser Stelle die falsche Ersparnis.

Dasselbe gilt für Beglaubigungsvermerke und andere wiederkehrende Formulierungen. Was regelmäßig gebraucht wird, sollte als Stempel vorliegen, weil handschriftliche Varianten fehleranfällig sind und im Zweifel Auslegungsspielraum eröffnen.

Vom Erstgespräch bis zum Aktenschluss

Sortiert nach dem Punkt im Mandat, an dem die jeweilige Drucksache gebraucht wird.

Schriftsätze gehen an Gerichte

Ein Schriftsatz wird nicht nur gelesen, er wird bearbeitet. Er wird geheftet, mit Vermerken versehen, kopiert und zur Akte genommen. Das stellt Anforderungen, die im Alltag leicht untergehen.

Planen Sie ausreichend Rand ein, besonders links, damit beim Heften nichts verdeckt wird. Halten Sie den Kopfbereich schlank, damit ausreichend freie Bereiche für Bearbeitungs-, Eingangs- und sonstige Vermerke bleiben. Und achten Sie darauf, dass Ihr Briefkopf auch in Schwarzweiß funktioniert, denn kopiert wird ohne Farbe.

Beim Papier gilt: Es muss sich sauber beschriften lassen und darf beim Kopieren nicht durchscheinen. Ein etwas festeres Papier ist deshalb sinnvoll, allerdings nicht so schwer, dass es bei umfangreichen Schriftsätzen unhandlich wird.

Die Erstberatungsmappe nimmt Unsicherheit

Beim ersten Termin bekommt ein Mandant mehrere Dokumente auf einmal, meist Vollmacht, Mandatsbedingungen, Datenschutzhinweise und häufig eine Vergütungsvereinbarung. Für jemanden, der ohnehin angespannt ist, ist das viel Papier in kurzer Zeit.

Eine Mappe löst dieses Problem auf einfache Weise. Alles bleibt zusammen, der Mandant nimmt einen geordneten Stapel mit nach Hause und findet die Unterlagen wieder, wenn er sie braucht. Für die Kanzlei erleichtert das die Vorbereitung des Termins und die Kontrolle der zurückgegebenen Unterlagen.

Praktisch bewährt hat sich, immer dieselbe Reihenfolge zu verwenden und die Mappe schon vor dem Termin vorzubereiten. Das wirkt vorbereitet und spart im Gespräch Zeit, die für die Sache selbst besser genutzt ist.

Handakte und Aufbewahrung

Eine Handakte begleitet ein Mandat vom Auftrag bis zum Abschluss und muss danach noch über Jahre aufbewahrt werden. Nach § 50 Bundesrechtsanwaltsordnung sind Handakten grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten können daneben bestehen.

Für die Beschriftung heißt das: Sie muss so gewählt sein, dass eine Akte auch nach Jahren im Archiv gefunden wird, ohne dass jemand jeden Ordner öffnen muss. Aktenzeichen, Mandantenname und Jahr auf dem Rücken sind das Minimum.

Ein Ordner in einheitlicher Kanzleigestaltung hat dabei einen doppelten Nutzen. Im Archiv erleichtert er die Zuordnung, und dort, wo Mandanten Unterlagen bekommen, transportiert er das Erscheinungsbild der Kanzlei mit. Wir sind keine Rechtsberatung, prüfen Sie Aufbewahrungsfristen im Einzelfall selbst.

Was das anwaltliche Werberecht zulässt

Anwälte dürfen über ihre Tätigkeit informieren, solange die Werbung sachlich unterrichtet und nicht auf die Erteilung eines Auftrags im Einzelfall gerichtet ist. Maßgeblich ist insbesondere § 43b Bundesrechtsanwaltsordnung. Eine berufsrechtliche Prüfung von Werbeaussagen nehmen wir nicht vor, im Zweifel sollte die zuständige Rechtsanwaltskammer einbezogen werden.

Für Drucksachen bedeutet das vor allem Zurückhaltung im Ton. Beschreiben Sie Tätigkeitsschwerpunkte und Fachanwaltstitel, verzichten Sie auf Formulierungen, die einen bestimmten Ausgang nahelegen. Angaben zu Erfolgsquoten sind heikel, weil sie Erwartungen wecken, die im Einzelfall nicht einlösbar sind.

Auch die Gestaltung sollte diesem Rahmen folgen. Ein Auftritt, der wie eine Werbekampagne wirkt, passt weder zur Erwartung der Mandanten noch zum Berufsbild. Eine berufsrechtliche Prüfung Ihrer Texte nehmen wir nicht vor, im Zweifel klären Sie Formulierungen mit Ihrer Kammer.

Digital bei Gericht, analog beim Mandanten

Der Verkehr mit Gerichten läuft heute weitgehend elektronisch. Das hat den Papierbedarf in Kanzleien spürbar verändert, aber nicht beseitigt, und zwar an einer Stelle, die sich schlecht digitalisieren lässt.

Auch bei zunehmend digitalen Abläufen sind gedruckte Unterlagen bei Erstberatung, Unterschriften, Übergaben und persönlicher Besprechung weiterhin sinnvoll. Vollmachten werden unterschrieben, Schriftsätze werden abgeheftet, Zwischenstände werden besprochen. Für diesen Teil des Mandats sind gedruckte Unterlagen weiterhin sinnvoll.

Daraus folgt eine Verschiebung: Weniger Masse, dafür mehr Gewicht je Dokument. Wenn im Mandat nur noch wenige gedruckte Unterlagen entstehen, sollten diese ordentlich sein, weil sie stellvertretend für die gesamte Arbeit stehen.

Papier, das Zurückhaltung ausdrückt

Für Anwaltskanzleien gilt bei der Materialwahl eine klare Richtung: Qualität ja, Auffälligkeit nein. Für Kanzleiunterlagen zählen Lesbarkeit, Beschreibbarkeit und ein ruhiges Erscheinungsbild.

Ein etwas schwereres Briefpapier als der Kopierstandard ist sinnvoll, weil es beim Anfassen einen Unterschied macht und bei den üblichen Mengen kaum ins Gewicht fällt. Wichtig sind gute Beschreibbarkeit und Kopierfähigkeit, nicht die Optik.

Bei Mappen darf es fester sein, weil sie Unterlagen schützen und beim Mandanten aufbewahrt werden. Matte Oberflächen spiegeln weniger und lassen sich leichter beschriften. Und bei Schreibtischunterlagen entscheidet die Papierstärke darüber, ob sie nach wenigen Wochen wellig sind oder ein Jahr lang gut aussehen.

Ein Erscheinungsbild ohne Effekte

Kanzleien haben oft lange Bestandszeiten und wechselnde Besetzungen. Ein Erscheinungsbild sollte deshalb so angelegt sein, dass es Zugänge und Abgänge von Berufsträgern übersteht, ohne jedes Mal neu gedacht zu werden.

Drei Festlegungen genügen: Logo an fester Position, zwei gedeckte Farben, eine gut lesbare Schrift. In Sozietäten kommt hinzu, dass die Namensdarstellung geregelt sein muss, damit auf Briefkopf und Karten überall dieselbe Systematik gilt.

Achten Sie zusätzlich auf Aktualität. Nach jedem Wechsel im Kollegenkreis müssen Briefkopf, Karten und Umschläge geprüft werden. Nichts fällt bei einem Berufsstand, der von Genauigkeit lebt, so unangenehm auf wie ein veralteter Briefkopf.

Sieben typische Fehler bei Kanzleiunterlagen

1. Unterlagen der Erstberatung werden lose übergeben und kommen unvollständig zurück.
2. Der Briefkopf nennt Kollegen, die längst nicht mehr in der Kanzlei sind.
3. Auf dem Umschlag ist von außen erkennbar, worum es in der Sache geht.
4. Der Eingangsstempel ist schlecht lesbar, Datumsangaben lassen sich schwer entziffern.
5. Akten sind uneinheitlich beschriftet und im Archiv nur mit Suchen auffindbar.
6. Der Briefkopf ist so gestaltet, dass er in Schwarzweiß nicht mehr funktioniert.
7. Der Auftritt wirkt werblich und passt nicht zur Erwartung an eine Kanzlei.

Warum Anwaltskanzleien bei uns drucken

Wir produzieren selbst in Sennfeld, und für Kanzleien sind vor allem drei Punkte entscheidend.

Verlässliche Wiederholbarkeit. Ihr Briefkopf soll über Jahre identisch aussehen, auch bei der fünften Nachbestellung. Für Nachbestellungen können vorhandene Druckdaten erneut verwendet werden, sofern sie noch in unserem System verfügbar sind.

Passende Mengen. Briefpapier und Umschläge werden in größerer Auflage gebraucht, Mappen und Schreibtischunterlagen nur in kleinen Stückzahlen. Beides ist bei uns in kleiner Auflage möglich.

Kontrolle vor dem Druck. Wir prüfen Ihre Daten kostenlos und melden uns, wenn etwas nicht passt, etwa wenn der Rand für die Heftung zu knapp ist oder Angaben ins Sichtfenster rutschen.

Drei typische Anwendungen im Kanzleialltag

Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Eine Kanzlei bereitet für jede Erstberatung eine Mappe mit immer derselben Dokumentenfolge vor. Damit bleiben die Unterlagen der Erstberatung gebündelt.

Eine Sozietät hat ihre Handakten auf einheitliche Ordner mit festem Beschriftungsschema umgestellt. Akten lassen sich damit über Aktenzeichen und Jahr zuordnen.

Ein Einzelanwalt hat seinen Eingangsstempel ersetzt, nachdem Abdrucke auf Faxpapier kaum noch lesbar waren. Die Stempel gehören seitdem zur jährlichen Prüfung der Büroausstattung.

Womit Sie starten

Beginnen Sie mit der Geschäftsausstattung, also Briefpapier, Umschlägen und Visitenkarten gemeinsam angelegt. Prüfen Sie dabei gleich, ob der Briefkopf in Schwarzweiß funktioniert und ob genug Rand für Heftung und Vermerke bleibt.

Ergänzen Sie danach die Stempel für Posteingang und wiederkehrende Vermerke. Erst dann kommen Mappen für die Erstberatung und Ordner für die Aktenführung dazu, gefolgt von allem, was der Mandantenpflege dient.

Wie Sie Ihre Druckdaten sauber anlegen, damit Ränder und Sichtfenster sitzen, zeigt unsere Anleitung zu Druckdaten für Druckprodukte.

Wenn Sie in einer interdisziplinären Kanzlei arbeiten oder eng mit steuerlicher Beratung zusammenarbeiten, finden Sie ergänzende Hinweise auf unserer Seite für Steuerberater.