Drucksachen für Steuerberater

Jahresabschluss und Unterlagen hochwertig übergeben

Ein Mandant zahlt für Fachwissen, Sorgfalt und Haftungsübernahme. Sehen kann er davon nichts. Am Ende eines Jahres bekommt er Unterlagen, und diese Unterlagen bleiben beim Mandanten.

Das erklärt, warum die Übergabe so viel Gewicht hat. Ein loser Ausdruck im Schnellhefter und dieselben Zahlen in einer sauber gestalteten Mappe erzeugen einen völlig unterschiedlichen Eindruck von derselben Arbeit. Was die jeweilige Ausführung kostet, sehen Sie im Konfigurator.

Ähnliches gilt für den Ordner, den der Mandant für seine Belege nutzt. Er steht bei ihm im Regal, zwölf Monate lang, sichtbar für jeden, der das Büro betritt. Damit bleibt der Kanzleiname über längere Zeit sichtbar.

Diskretion beginnt beim Briefumschlag

Steuerberater unterliegen einer strengen Verschwiegenheitspflicht, und die endet nicht am Kuvert. Was Sie versenden, passiert Poststellen, Hausflure und manchmal Schreibtische, an denen Dritte sitzen.

In der Praxis bedeutet das vor allem Zurückhaltung bei allem, was von außen sichtbar ist. Ein Umschlag darf Ihre Kanzlei erkennbar machen, sollte aber keine Rückschlüsse auf den Inhalt zulassen. Aufdrucke wie Hinweise auf Mahnverfahren, Betriebsprüfungen oder ähnliche Vorgänge gehören nicht nach außen.

Ebenso wichtig ist die Fenstergröße bei Umschlägen. Wenn zu viel sichtbar ist, wandern Angaben ins Fenster, die dort nicht hingehören. Prüfen Sie das einmal mit einem echten Ausdruck, bevor Sie eine größere Auflage bestellen.

Was in der Kanzlei wofür gebraucht wird

Sortiert nach dem Anlass, bei dem die jeweilige Drucksache zum Einsatz kommt.

Das Kanzleijahr und seine Fristen

Wenige Branchen haben einen so klar getakteten Jahreslauf. Wer die Bestellzeitpunkte einmal festlegt, gerät nicht in die Situation, ausgerechnet in der arbeitsintensivsten Phase Material nachbestellen zu müssen.

Wenn doch einmal kurzfristig etwas fehlt, hilft die Expressproduktion. Viele Drucksachen sind im 24h Express verfügbar, den Liefertermin sehen Sie im Konfigurator, bevor Sie bestellen.

Sachlich auftreten, wie es das Berufsrecht verlangt

Werbung von Steuerberatern muss die berufsrechtlichen Vorgaben beachten. Nach § 57a Steuerberatungsgesetz ist sie zulässig, soweit sie über die berufliche Tätigkeit in Form und Inhalt sachlich unterrichtet und nicht auf die Erteilung eines Auftrags im Einzelfall gerichtet ist.

Praktisch heißt das: Beschreiben Sie Ihre Tätigkeitsschwerpunkte, Ihre Qualifikationen und Ihre Arbeitsweise. Bei konkreten Werbeaussagen sollten Sie im Zweifel die zuständige Steuerberaterkammer hinzuziehen. Auch Zahlen zur Steuerersparnis sind heikel, weil sie Erwartungen wecken, die vom Einzelfall abhängen.

Das ist kein Nachteil, im Gegenteil. Mandanten suchen bei einer Steuerkanzlei keine Werbebotschaft, sondern Sicherheit. Ein ruhiger, sachlicher Auftritt zahlt genau darauf ein. Wir prüfen Ihre Texte nicht auf berufsrechtliche Zulässigkeit, im Zweifel klären Sie Formulierungen mit Ihrer Kammer.

Belegübergabe zwischen Papier und Portal

Viele Kanzleien arbeiten inzwischen weitgehend digital. Belege kommen über Portale, Auswertungen liegen zum Abruf bereit, der Papierverkehr nimmt ab. Trotzdem verschwindet er nicht, und zwar aus einem Grund, der wenig mit Technik zu tun hat.

Ein Teil der Mandanten arbeitet weiterhin auf Papier, gerade kleinere Betriebe und ältere Unternehmer. Für sie ist der Ordner nicht rückständig, sondern das System, mit dem sie seit Jahrzehnten arbeiten. Wer ihnen einen sauber beschrifteten Ordner stellt, kann die strukturierte Belegsammlung unterstützen.

Umgekehrt gilt: Je digitaler die Zusammenarbeit läuft, desto mehr Gewicht bekommen die wenigen physischen Kontaktpunkte. Wenn im Jahr nur noch die Abschlussmappe und eine Karte im Dezember den Weg zum Mandanten finden, sollten beide sitzen.

Empfehlungen und Netzwerke unterstützen

Persönliche Empfehlungen und berufliche Netzwerke spielen für viele Steuerkanzleien eine wichtige Rolle. Kontakte entstehen häufig über bestehende Mandanten, oft aus dem Umfeld: die Hausbank, ein Notar, ein Unternehmensberater oder ein anderer Mandant.

Für Drucksachen heißt das, dass die Visitenkarte wichtiger ist, als sie scheint. Sie liegt bei Multiplikatoren in der Schublade und wird herausgeholt, wenn jemand fragt. Wer regelmäßig im Netzwerk unterwegs ist, sollte deshalb immer welche dabeihaben und mehr als eine dalassen.

Zweitens zählt Kontinuität. Mandate bestehen oft über viele Jahre. In dieser Zeit wechselt der Mandant Bank, Software und Büroräume, aber selten den Steuerberater. Ein Auftritt, der über Jahre gleich bleibt, wirkt in diesem Umfeld verlässlich, während häufige Wechsel eher irritieren.

Papier, das Seriosität transportiert

In dieser Branche gilt eine einfache Regel: lieber solide als auffällig. Kräftige Farben, ungewöhnliche Formate oder starke Veredelungen wirken schnell deplatziert, weil sie nicht zur Erwartung an eine Steuerkanzlei passen.

Für Briefpapier lohnt ein etwas schwereres Papier als der übliche Kopierstandard. Der Unterschied ist beim Anfassen deutlich spürbar und kostet bei den Mengen, die eine Kanzlei verbraucht, überschaubar wenig. Wichtig ist, dass es sich sauber bedrucken und beschreiben lässt.

Bei Mappen für den Jahresabschluss darf es fester sein, weil sie beim Mandanten abgeheftet oder aufbewahrt wird. Matte Oberflächen spiegeln weniger und lassen sich leichter beschriften. Bei Ordnern entscheidet vor allem die Beschriftung, sie muss aus zwei Metern im Regal lesbar sein.

Ein Auftritt, der sich fortführen lässt

Kanzleien verändern sich langsam, und das ist ein Vorteil. Ein Erscheinungsbild, das einmal sauber angelegt wurde, lässt sich über viele Jahre konsistent fortführen, sofern es zurückhaltend gestaltet ist.

Drei Festlegungen tragen dabei: Logo an fester Position, zwei gedeckte Farben, eine gut lesbare Schrift. Modisches Design ist hier eher ein Risiko, weil es nach wenigen Jahren datiert wirkt und dann ausgerechnet bei einem Berufsstand auffällt, der für Beständigkeit steht.

Bei mehreren Berufsträgern ist zusätzlich wichtig, dass alle dieselben Vorlagen nutzen. Sonst entsteht bei Mandanten der Eindruck einer Bürogemeinschaft statt einer Kanzlei, obwohl die Zusammenarbeit eng ist.

Was Mandanten stutzig macht

1. Der Jahresabschluss kommt lose im Schnellhefter, obwohl er ein Jahr Arbeit zusammenfasst.
2. Auf dem Umschlag ist von außen erkennbar, worum es inhaltlich geht.
3. Berufsträger und Sekretariat nutzen unterschiedliche Vorlagen.
4. Das Briefpapier ist dünner als das, was der Mandant selbst verwendet.
5. Ordner sind nicht beschriftet, die Belegsammlung bleibt unvollständig.
6. Die Kanzlei hat kein Material für Multiplikatoren, obwohl Mandate über Empfehlung entstehen.
7. Die Gestaltung wirkt werblich und passt nicht zur erwarteten Sachlichkeit.

Warum Kanzleien bei uns drucken

Wir produzieren selbst in Sennfeld, und für Steuerkanzleien sind vor allem drei Punkte wichtig.

Planbare Mengen zu vernünftigen Preisen. Briefpapier und Umschläge werden in größerer Auflage gebraucht, Mappen und Karten nur einmal im Jahr. Beides lässt sich bei uns wirtschaftlich fertigen.

Verlässliche Nachbestellung. Weil Ihr Auftritt über Jahre gleich bleiben soll, ist entscheidend, dass eine Nachbestellung genauso aussieht wie die erste Lieferung. Bei Nachbestellungen können vorhandene Druckdaten erneut verwendet werden, sofern sie noch im System verfügbar sind.

Prüfung vor dem Druck. Ihre Druckdaten prüfen wir technisch, bevor der Auftrag in die Produktion geht. Gerade bei Umschlägen mit Sichtfenster verhindert das Fehler, die man erst nach der Lieferung bemerkt.

Drei typische Anwendungen in der Kanzlei

Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Eine mittelgroße Kanzlei übergibt jeden Jahresabschluss in einer Mappe mit Kanzleilogo. Der Mehraufwand je Mandat ist gering, die , obwohl sich am Inhalt nichts geändert hat.

Ein Einzelberater stellt seinen Mandanten zu Jahresbeginn beschriftete Ordner für die Belegsammlung. Die , was in der Abschlusssaison spürbar Zeit spart.

Eine Kanzlei versendet zum Jahresende Weihnachtskarten an alle Mandanten und Multiplikatoren. Es ist ein Kontakt im Jahr, der nichts mit einer Frist zu tun hat.

Ihre Grundausstattung

Beginnen Sie mit dem, was täglich läuft, also Briefpapier, Umschläge und Visitenkarten, am besten gemeinsam angelegt. Ergänzen Sie danach die Stempel für den internen Ablauf.

Planen Sie anschließend die beiden jährlichen Positionen ein, nämlich Ordner für die Belegsammlung und Mappen für die Übergabe. Zuletzt kommt der Jahresendkontakt dazu.

Wie Sie Ihre Druckdaten sauber anlegen, damit Sichtfenster und Schnitt sitzen, zeigt unsere Anleitung zu Druckdaten für Druckprodukte.

Wenn Sie in einer Kanzlei mit rechtsberatendem Schwerpunkt arbeiten oder eng mit Anwälten zusammenarbeiten, finden Sie ergänzende Hinweise auf unserer Seite für Rechtsanwälte. Betreuen Sie viele Mandanten aus der Immobilienbranche, zeigt die Seite Drucksachen für Immobilienmakler, welche Unterlagen dort gebraucht werden.