Drucksachen für Vereine

Ehrenamt heißt: wenig Zeit und Budgets im Blick behalten

Ein Verein hat keine Marketingabteilung. Wer die Drucksachen macht, macht sie zusätzlich zu Beruf und Familie, meist abends, oft ohne Vorkenntnisse in Gestaltung. Und was es kostet, muss vor der Mitgliederversammlung erklärbar sein.

Daraus ergeben sich zwei Anforderungen, die für viele Vereine besonders wichtig sind. Erstens muss alles wiederverwendbar sein, weil niemand jedes Jahr neu anfangen kann. Zweitens sollte jede Ausgabe eine Gegenfinanzierung haben, und dafür gibt es im Verein einen eigenen Weg.

Die gute Nachricht: Vereine haben etwas, wofür Unternehmen viel Geld ausgeben, nämlich echte Bindung im Ort. Wer das nutzt, kommt mit erstaunlich kleinen Budgets sehr weit.

Drucksachen, die sich selbst bezahlen

Sponsorenflächen können Vereinen helfen, Druckkosten teilweise oder vollständig gegenzufinanzieren. Wer sie von Anfang an mitplant, hat später weniger Aufwand.

Am deutlichsten funktioniert das beim Vereinskalender. Zwölf Monate, zwölf Sponsoren, dazu Vereinsbilder aus dem Jahr. Die Beiträge der Sponsoren können die Druckkosten mittragen, wird an Mitglieder verkauft oder verschenkt und hängt danach ein Jahr lang in den Küchen des Ortes.

Dasselbe Prinzip trägt bei Bierdeckeln auf dem Vereinsfest, bei Fanklatschen in der Halle, auf der Rückseite von Eintrittskarten und im Programmheft. Für den Sponsor ist das attraktiv, weil er lokal und sichtbar auftritt, für den Verein, weil die Drucksache dadurch das Budget nicht belastet.

Ein praktischer Hinweis: Sprechen Sie Sponsoren früh an, am besten vor der Gestaltung. Nachträglich Logos in ein fertiges Layout zu quetschen sieht man dem Ergebnis immer an.

Vom Sportverein bis zur Feuerwehr

Der Bedarf ähnelt sich über die Vereinsarten hinweg stärker als gedacht, weil die Aufgaben dieselben sind: Mitglieder gewinnen, Veranstaltungen durchführen, Sponsoren binden, den Verein nach außen darstellen.

Sportvereine haben mehr Spieltage und damit mehr Bedarf an Eintrittskarten und Stimmungsartikeln. Musik- und Kulturvereine arbeiten stärker mit Programmheften und Konzertankündigungen. Feuerwehr- und Schützenvereine leben vom jährlichen Fest und von Traditionspflege. Fördervereine und Wohltätigkeitsvereine brauchen vor allem gute Unterlagen für Spender.

Angesprochen sind Sport-, Musik- und Gesangvereine, Feuerwehr- und Schützenvereine, Kultur-, Heimat- und Faschingsvereine, Tierschutz-, Förder- und Wohltätigkeitsvereine sowie alle vergleichbaren Zusammenschlüsse.

Wofür Vereine drucken lassen

Sortiert nach dem Anlass, bei dem die jeweilige Drucksache gebraucht wird.

Der Einlass entscheidet über die Abrechnung

Bei Vereinsveranstaltungen entsteht der meiste Ärger nicht beim Feiern, sondern beim Abrechnen. Wer die Karten von vornherein richtig anlegt, spart sich am Ende des Abends eine Menge Diskussionen.

Lassen Sie fortlaufend nummerieren. Fortlaufend nummerierte Eintrittskarten erleichtern die Kontrolle der ausgegebenen und verkauften Karten sowie die spätere Abrechnung. Bei Vorverkauf und Abendkasse lohnt es sich, unterschiedliche Farben oder Nummernkreise zu verwenden.

Wenn im Eintritt etwas enthalten ist, etwa ein Getränk oder ein Essensbon, planen Sie einen abtrennbaren Abschnitt ein. Und denken Sie an Ermäßigungen für Mitglieder und Kinder, das gehört auf die Karte, nicht in eine Diskussion am Einlass.

Die Rückseite bleibt oft ungenutzt. Dabei ist sie die naheliegendste Sponsorenfläche, die Sie haben, die Rückseite bietet zusätzlichen Platz für Sponsorenlogos oder Veranstaltungsinformationen.

Das Vereinsjahr

Die meisten Vereine haben einen festen Jahresrhythmus. Wer die Bestellzeitpunkte einmal notiert, kommt nicht in die Lage, kurz vor dem Fest noch improvisieren zu müssen.

Wenn doch etwas kurzfristig fehlt, hilft die Expressproduktion. Wird es vor einem Termin knapp, steht der Express zur Wahl. Den Liefertag zeigt der Konfigurator vorab.

Wie Vereine neue Mitglieder gewinnen

Bei der Mitgliederwerbung hilft ein konkretes Angebot mehr als eine allgemeine Vorstellung des Vereins. Werbung hilft dabei nur, wenn sie eine konkrete Handlung anbietet statt allgemein für den Verein zu werben.

Ein Flyer mit der Botschaft, dass man dem Verein beitreten kann, wirkt schwach. Ein konkretes Angebot gibt Interessenten einen Anlass: ein Schnuppertraining an einem bestimmten Termin, ein Tag der offenen Tür, ein Probemonat ohne Beitrag. Wer weiß, wann und wo er einfach hingehen kann, kommt eher.

Ein zweiter Weg führt über bestehende Mitglieder. Geben Sie Flyer oder Karten an die Mitglieder aus, damit sie sie im Bekanntenkreis weitergeben können. Empfehlungen aus dem Bekanntenkreis geben Interessenten einen ersten Anlass.

Und denken Sie an die Eltern. Bei Kinder- und Jugendabteilungen entscheiden nicht die Kinder, sondern die Eltern, und die interessiert vor allem, wie zuverlässig und organisiert ein Verein wirkt.

Ein Auftritt, der den Vorstandswechsel übersteht

Vereine haben eine Besonderheit, die in Unternehmen selten vorkommt: Alle paar Jahre wechseln die Verantwortlichen. Mit ihnen verschwinden oft auch die Dateien, die Vorlagen und das Wissen darüber, wie etwas gemacht wurde.

Deshalb lohnt es sich, das Erscheinungsbild einmal sauber festzulegen und schriftlich zu hinterlegen. Vereinslogo in einer festen Fassung, zwei Vereinsfarben, eine Schrift. Wer das in einer kurzen Übersicht festhält und die Dateien zentral ablegt, macht dem nächsten Vorstand ein größeres Geschenk, als es zunächst klingt.

Praktisch bewährt hat sich außerdem, wiederkehrende Drucksachen als Vorlage anzulegen, in der nur Datum, Uhrzeit und Sponsorenlogos wechseln. Das Sommerfest sieht dann jedes Jahr erkennbar gleich aus, und das reduziert den Aufwand bei wiederkehrenden Veranstaltungen.

Papier und Vereinskasse zusammenbringen

Bei Vereinen darf Material günstig sein, das ist keine Frage von Anspruch, sondern von Verantwortung gegenüber den Mitgliedern. Entscheidend ist, an der richtigen Stelle zu sparen.

Bei Flyern und Plakaten für einen einzelnen Termin richtet sich die Wahl nach Einsatzort, Auflage und gewünschter Haltbarkeit. Bei Eintrittskarten lohnt dagegen ein festerer Karton, weil sie geknickt, kontrolliert und manchmal abgerissen werden.

Bei Festschrift und Vereinskalender darf es hochwertiger sein, denn beide werden aufbewahrt und stehen für den Verein. Eine Festschrift zum hundertjährigen Bestehen liegt in vielen Haushalten noch Jahrzehnte später im Regal, und das rechtfertigt besseres Papier.

Sieben typische Fehler bei Drucksachen für Vereine

1. Das Vereinslogo existiert in mehreren Fassungen, jede Drucksache zeigt eine andere.
2. Auf dem Plakat sucht man Datum und Uhrzeit, weil der Vereinsname zu groß ist.
3. Eintrittskarten sind nicht nummeriert, die Abrechnung am Abend wird zur Schätzung.
4. Sponsoren werden erst angesprochen, wenn das Layout fertig ist.
5. Der Werbeflyer nennt kein konkretes Angebot, sondern nur den Verein.
6. Vorlagen und Dateien verschwinden mit dem alten Vorstand.
7. Die Festschrift wird zu spät begonnen, für Recherche und Fotos fehlt die Zeit.

Warum Vereine bei uns drucken

Wir produzieren selbst in Sennfeld und arbeiten seit vielen Jahren mit Vereinen aus der Region und darüber hinaus.

Kleine Auflagen zu vernünftigen Preisen. Ein Verein braucht keine fünftausend Plakate, sondern vielleicht dreißig für die Schaukästen im Ort. Genau das lässt sich wirtschaftlich fertigen.

Tempo, wenn ein Termin vorgezogen wird oder ein Sponsor kurzfristig dazukommt. Bei vielen Produkten hilft der 24h Express. Preis und Liefertermin stehen im Konfigurator, Sie müssen auf kein Angebot warten und können die Zahl direkt in die Vorstandssitzung mitnehmen.

Prüfung vor dem Druck. Wir kontrollieren Ihre Daten kostenlos und melden uns, wenn etwas nicht passt. Gerade wenn jemand die Gestaltung nebenbei übernimmt, verhindert das teure Überraschungen.

Drei typische Anwendungen im Vereinsleben

Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Ein Sportverein finanziert seinen Kalender über zwölf Sponsoren, je einer pro Monat. Die Sponsorenbeiträge tragen die Druckkosten mit, der Verkauf an Mitglieder bringt zusätzlich Geld in die Kasse.

Ein Musikverein bestellt Eintrittskarten fortlaufend nummeriert, mit abtrennbarem Getränkebon und einem Sponsorenlogo auf der Rückseite. Ausgegebene und verkaufte Karten lassen sich damit abgleichen.

Eine Feuerwehr verteilt vor dem Sommerfest Plakate in einheitlicher Gestaltung an Geschäfte im Ort. Weil das Layout jedes Jahr gleich bleibt und nur das Datum wechselt, ist die Vorbereitung in kurzer Zeit erledigt.

Womit Sie anfangen

Klären Sie zuerst das Erscheinungsbild, also Logo in einer festen Fassung, zwei Vereinsfarben und eine Schrift. Legen Sie beides zentral ab, damit es den nächsten Vorstandswechsel übersteht.

Beginnen Sie danach mit dem, was am meisten bewirkt: Material für die Mitgliedergewinnung und alles für die nächste größere Veranstaltung. Sprechen Sie parallel Sponsoren an, bevor Sie gestalten, dann lassen sich die Flächen sauber einplanen.

Worauf es beim Anlegen der Datei ankommt, erklärt die Anleitung zu Druckdaten für Druckprodukte.

Wenn Sie regelmäßig größere Veranstaltungen ausrichten und dabei wie ein Veranstalter arbeiten, finden Sie zusätzliche Hinweise auf unserer Seite für Eventagenturen.