Drucksachen für Eventagenturen

Der Termin verschiebt sich nicht

In fast jeder anderen Branche lässt sich eine Lieferung nach hinten schieben. Ein Prospekt kommt eine Woche später, eine Preisliste wird nachgereicht. Bei einer Veranstaltung geht das nicht. Das Programmheft, das am Samstag nicht da ist, wird nie mehr gebraucht.

Deshalb planen erfahrene Agenturen rückwärts. Ausgehend vom Veranstaltungstag wird festgelegt, wann das Material vor Ort sein muss, wann es versendet wird, wann es produziert wird und wann die Daten spätestens freigegeben sein müssen. Wer diesen Plan einmal aufstellt, gerät seltener in die Situation, kurz vor dem Termin improvisieren zu müssen.

Der Express ist dabei kein Ersatz für Planung, sondern eine Reserve. Viele Drucksachen sind im 24h Express verfügbar, und der Liefertermin steht im Konfigurator, bevor Sie bestellen. Das gibt Ihnen einen konkreten Liefertermin für Ihre Rückwärtsplanung für die Rückwärtsrechnung statt einer Schätzung.

Sie arbeiten meist im Design Ihrer Kunden

Ein Unterschied zu allen anderen Branchen fällt bei Eventagenturen sofort auf: Der größte Teil Ihrer Drucksachen trägt nicht Ihr Logo, sondern das des Auftraggebers oder das Design des jeweiligen Events.

Das teilt Ihren Bedarf in zwei klar getrennte Bereiche. Alles, was mit Akquise und Ihrer eigenen Agentur zu tun hat, also Mappe, Visitenkarten und Geschäftspost, läuft in Ihrem Erscheinungsbild und bleibt über Jahre gleich. Alles, was zu einem Event gehört, folgt dessen eigener Gestaltung und wird jedes Mal neu angelegt.

Praktisch bedeutet das, dass Sie mit sehr vielen unterschiedlichen Layouts arbeiten, oft mehrere parallel. Eine saubere Ablage nach Projekt und ein festes Benennungsschema für Druckdaten erleichtern die Arbeit mit vielen parallelen Druckdaten.

Von der Tagung bis zum Festival

Die Anforderungen unterscheiden sich weniger nach Eventart als nach zwei Fragen: Ist die Veranstaltung öffentlich oder geschlossen, und wie viele Besucher kommen.

Bei öffentlichen Veranstaltungen wie Konzerten, Festivals, Stadtfesten und Sportevents liegt der Schwerpunkt auf Bewerbung und Ticketing. Sie brauchen Reichweite im Vorfeld und eine saubere Zutrittssteuerung am Tag selbst.

Bei geschlossenen Formaten wie Firmenveranstaltungen, Tagungen, Kongressen, Produktpräsentationen, Jubiläen und Hochzeiten steht die persönliche Ansprache im Vordergrund. Hier zählen Einladung, Programm und ein Auftritt, der zur Wertigkeit des Anlasses passt.

Bei Messen kommt beides zusammen, und zusätzlich brauchen Sie Ausstattung für den Stand selbst. Was dauerhaft steht, also Aufsteller, Theken und Beschilderung, gehört in unseren Bereich Werbetechnik.

Der Ablauf einer Veranstaltung in Drucksachen

Sortiert nach dem Zeitpunkt im Projekt, vom Angebot bis zur Nachbereitung.

Zutritt, Kontingente und Bereiche

Die Eintrittskarte ist bei Events mehr als ein Beleg über eine Zahlung. Sie steuert, wer wohin darf, und sie ist die Grundlage der Abrechnung. Beides sollte beim Anlegen mitgedacht werden.

Bewährt hat sich eine durchgehende Nummerierung, weil sich damit verkaufte Karten und Einnahmen gegenprüfen lassen. Wenn es mehrere Zonen gibt, also etwa Innenraum, Tribüne, VIP, Presse oder Backstage, sollten sich diese auf einen Blick unterscheiden, am besten über Farbe und nicht nur über eine Aufschrift.

Planen Sie außerdem einen abtrennbaren Abschnitt ein, wenn im Ticket etwas enthalten ist, also ein Getränk, ein Essen oder ein Garderobenplatz. Und trennen Sie Vorverkauf und Abendkasse über eigene Nummernkreise, das macht die Auswertung nach dem Event erheblich einfacher.

Je nach Veranstaltung kann eine Reserve sinnvoll sein, etwa für Freikarten, Nachmeldungen oder Ersatz. Ein verlorenes Kontingent lässt sich am Veranstaltungstag nicht nachdrucken.

Save the Date, Einladung, Erinnerung

Bei geschlossenen Veranstaltungen kann eine mehrstufige Kommunikation sinnvoll sein.

Zunächst ein Save the Date, anschließend die eigentliche Einladung mit Programm und Rückmeldemöglichkeit und bei Bedarf eine Erinnerung. Die zeitlichen Abstände hängen von Veranstaltungsart, Zielgruppe und Planungsvorlauf ab.

Gedruckte Karten können die digitale Kommunikation ergänzen, insbesondere bei repräsentativen Firmenevents, Jubiläen oder persönlich geladenen Gästen. Eine Karte auf dem Schreibtisch wird gesehen, eine Mail im vollen Postfach nicht.

Am Veranstaltungstag zählt Orientierung

Unklare Wege, Zeitpläne und Bereiche können am Veranstaltungstag zu Rückfragen führen. Wo ist was, wann beginnt was, wo geht es zur Garderobe, welcher Weg führt zur zweiten Bühne.

Ein übersichtliches Programm im handlichen Format übernimmt dabei einen Teil der Orientierung. Wichtig ist, dass es tatsächlich in die Tasche passt und dass der Zeitplan auf einen Blick lesbar ist. Bei großen Veranstaltungen gehört ein einfacher Lageplan dazu, lieber schematisch als maßstabsgetreu.

Für den Aufbau brauchen Sie eine andere Art von Kennzeichnung. Aufkleber an Cases, Kabelwegen, Technik und Bereichen sorgen dafür, dass Crew und Dienstleister sich zurechtfinden, ohne ständig nachzufragen. Wer regelmäßig arbeitet, legt sich dafür ein festes System an, das bei jedem Event gleich funktioniert.

Alles, was am Veranstaltungsort dauerhaft sichtbar sein soll, also Aufsteller, Fahnen, Beschilderung und Standausstattung, finden Sie in unserem Bereich Werbetechnik.

Auflagen realistisch planen

Zu wenig gedruckt zu haben ist bei Events das teurere Problem, weil sich nichts nachliefern lässt. Trotzdem sollte die Auflage nicht ins Blaue geschätzt werden.

Rechnen Sie bei Programmen nicht mit der Besucherzahl, sondern mit den Personen, die tatsächlich eines nehmen. Wie viele Hefte gebraucht werden, hängt von Besucherzahl und Ausgabekonzept ab. Bei Einladungen zu geschlossenen Events gilt umgekehrt: Sie brauchen so viele wie geladene Gäste, plus eine kleine Reserve für Nachnominierungen.

Bei Eintrittskarten sollte die Auflage über der geplanten Besucherzahl liegen, weil Karten verloren gehen, beschädigt werden oder als Freikarten ausgegeben werden. Was eine höhere Auflage kostet, zeigt der Konfigurator direkt im Vergleich. Das Risiko einer Lücke im Kontingent ist dagegen nicht.

Auftraggeber und Sponsoren überzeugen

Ein Event beginnt nicht mit dem Aufbau, sondern mit einem Angebot, das gegen andere Agenturen antritt. In dieser Phase sind Sie in derselben Lage wie Ihre späteren Besucher: Der Auftraggeber kann Ihre Arbeit noch nicht sehen, nur die Unterlagen dazu.

Eine Mappe kann Konzept, Ablauf, Referenzen und Kalkulation bündeln. Eine Mappe mit Konzept, Ablauf, Referenzen und Kalkulation dient dem Auftraggeber als Unterlage für weitere Entscheidungsrunden. Sie bleibt auf dem Tisch liegen, wird herumgereicht und ist in der Entscheidungsrunde präsent, wenn Sie längst nicht mehr im Raum sind.

Für Sponsoren gilt dasselbe in abgewandelter Form. Wer Sponsoren gewinnen will, muss zeigen, welche Sichtbarkeit sie bekommen. Ein Vorschlag, der konkret benennt, wo ein Logo erscheint, also im Programmheft, auf der Eintrittskarte oder auf dem Plakat, zeigt konkret, auf welchen Medien ein Logo erscheinen kann.

Material, das zum Anlass passt

Bei Events entscheidet weniger die Haltbarkeit als die Anmutung, weil das meiste nur einen Tag im Einsatz ist. Trotzdem gibt es klare Unterschiede.

Bei Flyern und Plakaten richtet sich die Wahl nach Verteilart, Auflage und Einsatzort. Bei Eintrittskarten ist eine stabile Ausführung sinnvoll, weil sie kontrolliert, geknickt und abgerissen werden und eine dünne Karte am Einlass unangenehm auffällt.

Einladungen zu gehobenen Anlässen sind der Ort, an dem sich Aufwand wirklich lohnt. Ein schwerer Karton, eine matte Oberfläche oder eine Veredelung auf dem Logo signalisieren die Wertigkeit der Veranstaltung, bevor jemand den Text gelesen hat. Welche Veredelungen bei welchem Produkt möglich sind, sehen Sie im Konfigurator.

Bei Programmheften kommt es auf die Lesbarkeit an. Glänzende Oberflächen spiegeln unter Bühnenlicht und in Hallen, matte Oberflächen reduzieren dabei Reflexionen.

Sieben typische Fehler bei Drucksachen für Veranstaltungen

1. Die Daten werden zu spät freigegeben, die Produktionszeit reicht nicht bis zum Termin.
2. Eintrittskarten sind nicht nummeriert, die Abrechnung nach dem Event wird zur Schätzung.
3. Zutrittsbereiche unterscheiden sich nur im Text, am Einlass entsteht ein Rückstau.
4. Das Programmheft ist zu groß und passt in keine Jackentasche.
5. Die Auflage wird an der Besucherzahl statt an der tatsächlichen Mitnahme bemessen.
6. Sponsorenlogos werden nachträglich ins fertige Layout gedrückt.
7. Bei langfristig geplanten Veranstaltungen wird der Termin nicht frühzeitig kommuniziert.

Warum Eventagenturen bei uns drucken

Wir produzieren selbst in Sennfeld, und für Veranstalter sind vor allem drei Punkte entscheidend.

Termintreue. Der Liefertermin steht im Konfigurator, bevor Sie bestellen, und viele Produkte sind im 24h Express verfügbar. Damit können Sie rückwärts planen und haben eine belastbare Zahl statt einer Zusage am Telefon.

Kleine Auflagen je Projekt. Jedes Event hat eigene Mengen. Die verfügbaren Auflagen und Preise sehen Sie direkt beim jeweiligen Produkt.

Prüfung vor dem Druck. Jede Datei läuft vor dem Druck durch die technische Prüfung. Wenn Sie in fremden Layouts arbeiten und Dateien von Kunden übernehmen, ist das eine wirksame Absicherung.

Drei typische Anwendungen aus der Eventplanung

Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Eine Agentur bestellt für ein Festival Eintrittskarten in vier Farben für vier Zonen, durchgehend nummeriert und mit abtrennbarem Getränkebon. Zutrittszonen und Abrechnung lassen sich damit sauber trennen.

Für ein Firmenjubiläum verschickt eine Agentur zuerst eine Postkarte als Save the Date und acht Wochen später die eigentliche Einladungskarte. Termin und Programm erreichen die Gäste damit in zwei Schritten.

Bei einer Tagung liegt das Programm als Falzflyer aus, mit Zeitplan auf einer Seite und einem einfachen Lageplan auf der Rückseite. Gäste finden sich damit ohne Rückfragen zurecht.

So planen Sie rückwärts

Beginnen Sie beim Veranstaltungstag und arbeiten Sie sich zurück. Legen Sie fest, wann Material vor Ort sein muss, wann es versendet wird, wann es produziert wird und bis wann die Daten stehen müssen. Tragen Sie diesen letzten Termin genauso verbindlich ein wie den Eventtermin selbst.

Klären Sie parallel die Auflagen und rechnen Sie bei allem, was ausgegeben wird, eine Reserve ein. Sprechen Sie Sponsoren an, bevor Sie gestalten, damit Flächen sauber eingeplant werden können.

Wie Sie Ihre Druckdaten sauber anlegen, gerade wenn Sie mit Vorlagen von Auftraggebern arbeiten, zeigt unsere Anleitung zu Druckdaten für Druckprodukte.

Wenn Sie Veranstaltungen für Vereine ausrichten oder ehrenamtliche Organisatoren unterstützen, finden Sie ergänzende Hinweise auf unserer Seite für Vereine. Alles für Messestände und Beschilderung vor Ort steht bei Werbetechnik für Messen.